Как написать деловое письмо на английском

Главные фразы

Слова по теме

• subjectтема письма
• attachmentвложение
• deadlineсрок
• replyответить
• best regardsс уважением

Письмо из урока

Как писать письма на английском: структура и фразы

Что написать в теме письма и как обратиться

Тема (subject) идёт отдельной строкой и сразу говорит, о чём письмо. Дальше обращение: "Dear" и имя. Коллеге, с которым ты уже переписывался, хватает имени: "Dear Anna,". Незнакомому человеку пиши с фамилией: "Dear Ms Volkova,". После "Dear" всегда запятая, а следующая строка начинается с заглавной буквы. В русском письме после обращения ставят восклицательный знак, в английском его не ставят.

• Subject: Price file for FridayТема: файл с ценами на пятницу
• Dear Anna,Здравствуйте, Анна,
• Dear Mr Smith,Здравствуйте, мистер Смит,

Как попросить прислать файл вежливо

Просьбу смягчает оборот "Could you please". Без "please" письмо читается как распоряжение, особенно если ты не руководитель. После "please" глагол идёт без "to": "Could you please send". Если просьб две, вторую пиши отдельным предложением, иначе получается длинная цепочка. Вложение обозначают фразой "I have attached" и названием файла.

• Could you please send me the file?Не могли бы вы прислать мне файл?
• I have attached the report.Я приложил отчёт.
• Could you please check the numbers?Не могли бы вы проверить цифры?

Как указать срок: by Friday и deadline

Срок обозначают предлогом "by": "Please reply by Friday" значит до пятницы включительно. "Until" с таким сроком не ставят, оно про действие, которое тянется. У слова deadline есть артикль: "The deadline is Friday". Если ответ нужен срочно, напиши прямо: "This is urgent". Время указывай так, как его поймёт получатель: "by 5 p.m. Friday".

• Please reply by Friday.Ответьте, пожалуйста, до пятницы.
• The deadline is Monday.Срок сдачи в понедельник.
• I need it by 5 p.m.Мне нужно это до пяти вечера.

Что писать в конце: Best regards и подпись

Письмо закрывают фразой "Best regards," и именем на следующей строке. Запятая после "regards" нужна, она отделяет подпись. Коллеге, с которым работаешь каждый день, годится короткое "Best," или "Thanks,". "Respectfully yours" в рабочей переписке звучит старомодно. Если ждёшь ответа, добавь перед подписью "I look forward to your reply.".

• Best regards, IrinaС уважением, Ирина
• Thanks, TomСпасибо, Том
• I look forward to your reply.Жду вашего ответа.

Частые ошибки

Проверь себя

1. Что значит "Could you please send me the file"?

   • С уважением,
   • Ответьте, пожалуйста, до пятницы.
   • Не могли бы вы прислать мне файл?
   Ответ

   Не могли бы вы прислать мне файл?

2. Что значит "Best regards,"?

   • С уважением,
   • Я приложил отчёт.
   • Здравствуйте, Анна,
   Ответ

   С уважением,

Вопросы